人手が足りないと感じるのはシフト表のせい？飲食店のシフト管理のポイントをご紹介

2020-02-21 20:38:21.0 人材採用コラム人材教育

シフトをつくる前にやっておきたいこと
シフトづくりの注意点は？
効率的にシフトをつくるには？

飲食店の人手不足が叫ばれて久しいですが、人手が足りないと感じる原因の一つに「シフトがうまく回っていない」ということが考えられます。そこで、営業がスムーズに回るようにシフトをつくるにはどうしたらいいか、飲食店でのシフトづくりのポイントをご紹介します。

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シフトをつくる前にやっておきたいこと

シフトづくりというと、多くの人が「スタッフに予定を聞き、それをもとにシフトをつくる」という流れを思い浮かべるのではないでしょうか。一見簡単なようですが、実は人数が多くなるほど複雑になり、シフトの組み方によってはスタッフから不満の声があがるなど、問題が起こることも少なくありません。そうならないよう、まずはシフトをつくるための準備がきちんとできているか、チェックしてみましょう。

■スタッフ採用時に勤務条件のすり合わせをする

最初に注意したいのが、スタッフを採用するときに、店舗と応募者の間で勤務条件のすり合わせができているか。例えば、できれば土日祝に働いてほしいと考えているにも関わらず、人手が足りていないために「平日のみの勤務OK」と求人広告に記載し、それを見た応募者が働くことになった場合、店舗側の希望するシフトをつくることはできません。「1日◯時間以上からOK」「週◯日からOK」など、どのような勤務条件が店舗を運営するうえで適しているのか、いま一度検討しましょう。また、面接の際には応募者と勤務条件に対して認識のズレがないか確認することも大切です。

■スタッフのおおまかなスケジュールや希望を把握しておく

学生アルバイトの場合、定期的に試験や学校行事などでまとまった休みを取る人がほとんど。また、入社後に働くペースを変えたいと希望してくることもあります。「働けると見込んでいたスタッフが、シフト作成の直前になって働けないことがわかった」といったことがないように、スタッフとこまめにコミュニケーションを取り、おおまかなスケジュールを把握しておきましょう。

■シフト提出のルールづくりと周知

スムーズにシフトを組むために、あらかじめルールを決めておきます。具体的には、希望シフトの提出の締め切り日、長期休みはシフト作成の1ヶ月前までに相談するなど。ルールを決めたら、全員への周知も必要です。

シフトづくりの注意点は？

次に、実際にシフトを作成する際、どのような点に気をつけたらよいのか見ていきましょう。

■急な欠勤にも対応できるようにしておく

体調不良などやむを得ない事情で、当日欠勤者が出ることはよくあること。ギリギリの人数でシフトを組んでいると、もしものときに店が回らなくなってしまいます。1～2名ほど余裕のあるシフトを組むのが理想ですが、それが難しい場合は、せめてピーク時のみ人員を多めに配置したり、1人以上はキッチンとホールの両方をこなせるスタッフを配置するなどの工夫をしましょう。代わりに出勤できる可能性のあるアルバイトや社員を把握しておくのもいいかもしれません。

■スタッフの能力を考慮し作成する

新人や経験の浅いスタッフばかりにならないよう、スタッフの能力を考慮してバランスよくシフトを組みましょう。特に新人がいる日には、人数を増やしたり、すぐにフォローできるベテランスタッフを入れるのがベターです。

■売上に対して人員予算は適しているか

人員予算が適切かどうかの確認も必要です。繁忙期と閑散期の売上を把握しておくことはもちろん、過去のデータなどから曜日や時間帯による売上や集客の増減を見て、予算に対して適切なシフトを組むようにしましょう。

効率的にシフトをつくるには？

シフトはさまざまなことを考慮しなくてはなりませんが、できる限り効率的に作成したいものです。そのためにできることとして、希望シフトの提出が遅れるスタッフがいたとしてもスムーズに作成できるよう、提出期限を早めに設定しておくのがおすすめ。また、スタッフのうち何人かは、「水・金・土の18時～22時まで」などシフトを固定にしておくのも、ひとつの方法です。

シフト作成ツールを導入するのもよいでしょう。スタッフはスマホやパソコンの申請画面から希望シフトを申請でき、管理者は提出していない人数と名前をひと目で把握できます。申請の締め切りをスタッフに自動メールで知らせる機能があったり、シフトの作成段階で人件費や労務規定違反がないかなどをチェックしてくれる機能があったりと想像以上に便利なので、特にスタッフの人数が多い店舗では重宝するのではないでしょうか。

店舗運営の要ともいえるシフト作成。「スムーズにつくれていない」「いつも人が足りていない」という店舗は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。

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