飲食店の予約キャンセル料回収をサポート。ネット予約だけでなく電話予約分も請求する方法とは？

2023年09月29日更新（2023年09月29日公開）飲食店経営のノウハウ

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予約キャンセル飲食店の悩みコスト DX・テクノロジー導入

画像素材：PIXTA

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飲食店事業者にとって、予約キャンセルは経営に大きな損害を及ぼす事態だ。売上がなければ、かかった食材費や人件費を回収できないのはもちろん、席を確保していたことによる機会損失もある。特に宴会や団体予約、単価の高いコース予約のキャンセルであれば、その損害額はなおさら大きい。たとえば一人5,000円のコース10人分の予約がキャンセルになれば、一つのキャンセルだけで50,000円の売上見込みがなくなり、相応の食材ロスや人件費の無駄が発生してしまうというわけだ。

本記事では、こうした飲食店における予約キャンセルの問題を踏まえ、通常業務と平行しながらスムーズにキャンセル料を請求するサービスを紹介。その概要について解説する。

予約キャンセルによる飲食業界の損害は年間推計約1.6兆円

ネット予約サービスの普及により、飲食店利用者側の予約ハードルが下がった一方、予約キャンセル、特に連絡のない無断キャンセル（ノーショー）が後を経たない。2018年に経産省が発表した調査によると、ノーショーが飲食業界全体に与えている損害は、年間で約2,000億円に及ぶという。さらに一日〜二日前に生じるキャンセルも加えると、その発生率は飲食店の予約の6％強となり（「3日前以前のキャンセル」も含めると9.3％）、被害額は約1.6兆円にも達すると推計されている。

東京都料理生活衛生同業組合「No show 飲食店における無断キャンセルの対策ガイドライン」より引用したデータを元に、株式会社かんざしがグラフを作成

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しかしこれだけの損害がありながら、日本では「キャンセル料を請求する」ということ自体がまだまだ浸透しておらず、回収までに至るのは難しいのが現状だ。キャンセルポリシーについて予約時の電話で声掛けをし、予約サイトに明記したとしても、それだけで対象者が自らキャンセル料を支払いにくることはほぼないだろう。最近ではネット予約時にクレジットカード番号を入力してもらい、キャンセルの場合はそのクレジットカードからキャンセル料を決済する「キャンセルプロテクション機能」がついた予約サイトも一部あるが、来店予約や電話予約などには適用できない。　

実際に、飲食店側がキャンセル料を請求する場合は、対象者の住所を聞き出し、振込先となる銀行口座番号などを記載した請求書を作成して発送する必要がある。その後も入金の確認や消し込み作業、支払いが行われない場合の催促などを行うこともあり、実質的な業務負担に加えて、心理的なストレスが大きい。かかる手間や時間、請求書の発送コストなどを考えて、泣き寝入りしてしまう飲食店も少なくないのだ。

キャンセル料の回収率は80％超！ネット＆電話予約のキャンセル料請求を“自動化”させよう

こうした飲食店における予約キャンセルの悩みを解消すべく、通常業務と平行しながらスムーズに請求作業を行うためのツールとして新たに登場したのが「わきざしクラウド」だ。飲食店においてさまざまな予約方法がある中、ネット予約だけでなく、来店や電話予約といったオフライン予約をした人にもキャンセル料を請求できる点が大きな特徴。しかもキャンセル料の回収率は80％超（※1）と高い実績を誇る。
（※1）2023年9月現在

「わきざしクラウド」の場合、「携帯番号」さえわかれば、SMS（ショートメッセージ）から請求することができる。予約の受付方法にかかわらず「名前と携帯番号」は控えているケースが多いと推測されるので、どのような飲食店でも利用しやすいはずだ。

相手の携帯番号さえあえば、SMS（ショートメッセージ）からオンライン請求が可能

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請求のフローは次の通り。飲食店事業者が「わきざしクラウド」へ請求に必要な情報を入力すると、予約キャンセルされた人のSMS宛に予約キャンセル料に関する請求案内が届く。受信者はそのメッセージに貼ってあるリンクを開くことで、請求内容の詳細を見ることができるというながれだ。

請求書内に決済画面も表示されるので、対象者はそのまま決済を行うことが可能。「わきざしクラウド」では、クレジットカード、銀行振込、コンビニ決済、Apple Pay、Google Payなどさまざまな決済方法に対応しているため支払方法に困る心配が少なく、飲食店側もキャンセル料回収の取りこぼしを防げる。

請求書内に表示された決済画面。この支払いのしやすさも、キャンセル料回収率を上げるひとつの要因

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決済が完了すると、飲食店事業者側に決済完了通知が届く。入金確認作業や消し込み作業は不要だ。さらに、期日までに決済されなかった場合の督促も「わきざしクラウド」が自動で行ってくれる。最初の請求から督促までの業務をオートメーション化することで、物理的な業務負担はもちろん、スタッフを心理的なストレスから解放することが可能になる。支払サイクルは毎月末締め、翌月末払いとスムーズなのもありがたい。

飲食店における通常業務のかたわら、入金確認や督促などの作業を継続して行うのは心身ともに負担が大きい。「わきざしクラウド」ならこうした作業を自動化できる

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すぐに使えて、初期費用や月額費用は無料

自動化やDXなどというと難しく聞こえてしまうが、「わきざしクラウド」は至ってシンプルなつくりのため、パソコンやITサービスが苦手な人でも使いやすいのがポイント。インターフェースは見やすく、直感的に操作しやすいデザインなので、誰でも簡単に利用できる。実際、最初に「施設情報」と「請求用の文章」を設定したら、あとは指示に従いフォームに必要事項を入力するだけ。「請求用の文章」についてはテンプレートも用意されているので安心だ。

SMS用の文章を考えるのが苦手という場合でも、ひな型を利用することで効率的に作成できる。もちろん、文章は必要に応じて自由にアレンジ可能だ

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また、申し込みから1〜2営業日でアカウントが発行されるため、すぐにサービスを利用できるのも嬉しい。かかる費用は、請求金額を回収できた場合のシステム手数料4.4％と決済手数料（※2）のみ。初期費用や月額費用は一切かからない。
（※2）2023年9月現在3.6％

コースの事前決済も可能！クーポン発行など集客ツールとしても活用できる

ここまで、キャンセル料請求時の概要について解説したが、「わきざしクラウド」には、キャンセル料以外の請求に便利な「一般請求モード」もある。こちらも、お客の「携帯番号」さえわかれば利用可能。コースや大人数の宴会、店舗を貸し切ったイベントの予約、ケータリングの発注などが入った際、デジポットや前金を受け取っておくことでキャンセルの防止にもつながるだろう。

さらに、クーポン発行機能を使えば「次回以降使えるワンドリンクサービス券」「デザートサービス券」などを、お客のEmailアドレス宛に送付することができる。キャンセル料の回収後にクーポンを発行することで、次回の来店につなげるフォローにもなるだろう。もちろんこうした対応の際にかかわらず、普段から一般的な集客ツールとして活用することも可能だ。