「発注数を間違えた」「FAX送れなくて終電逃した」……。食材仕入れ担当者のリアルな声12選

飲食店の毎日は慌ただしいものです。営業中は接客や調理、営業時間外は仕込みや店内清掃、そして経理作業と、やるべきことは盛りだくさん。なかでも、お店を滞りなく回していくために欠かせない業務が食材の発注です。

発注作業は、営業終了後の短い時間におこなわなければならない場合がほとんど。慣れている作業とはいえ、営業が忙しかったりすると注意力が散漫になり失敗してしまうこともあります。

できる限り避けて通りたい食材発注の失敗。ですが、その悩みはなかなか尽きることがありません。今回は、飲食店で食材の発注業務を担当している人たちの悩みを、Twitterのつぶやきなどから探ってみたので紹介します。

食材発注の失敗の中でも、本当によくあるのが数の間違いではないでしょうか。特に慌てていたり、疲れてぼんやりしたりするときほど注意が必要です。10個注文するはずが、ゼロをひとつ多く書いてしまい、100個も届いたなんていう話も都市伝説ではないようですよ。

品切れや在庫過剰になってしまったなどのエピソードがこちら。

「2個だけ必要な食材を間違えて4個発注と書いてしまった。すぐに訂正してFAXを送信したつもりが、翌日確認すると4を消し忘れていて、42個発注していたことがあった」

「人気メニューに必要な食材を少なく発注してしまい、すぐに品切れになってしまった」

「在庫の確認が充分でなく、無駄に多く発注して原価率があがってしまった」

「発注の留守電を残したが、よく声が聞き取れなかったのか、頼んだ数量より多く届いて困った」

欲しかった量より多くても少なくても困ってしまうのが発注数の失敗の困ったところです……。

考えたくないことですが、発注の失敗がさらなる事態を招いてしまうこともあります。発注で失敗したとしても落ち着いて対応したいところですが、通常の業務をこなしながらだと、なかなかそうもいかないことがエピソードから垣間見えます。

「発注ミスで仕込み中に食材が足りなくなった。他の店に借りたり、買い物をしたりしていたら、あっと言う間にオープン時間になって準備が間に合わなかった」

「営業中に食材が足りなくなることに気がついて、アルバイトに3回も買い出しに走ってもらった。結果、店内のオペレーションが間に合わず、お客様を待たせてしまうことに」

「発注ミスで多く届いた食材を使った商品を、お客様に出血大サービス価格で提供。懐は痛いけど、お客様は喜んでくれたのでよかったと思いたい」

ときどき、コンビニでも大量発注してしまった商品を買い取ってもらうためにTwitterなどで呼びかけていることがありますね。うまく売りさばければいいですが、在庫が残ってしまうと廃棄しなくてはなりません。誤発注は絶対に避けたい失敗といえそうです。

現在ではメールで発注をおこなえる業者も増えていますが、まだまだ電話やFAXで連絡をすることが多い飲食業界。閉店後に慌ただしく在庫管理をして、そのまま発注をすると、思ってもいない失敗に繋がることもあるようです。また、FAXの誤作動によって発注がうまくいかないことも。

「FAXの送信が失敗していたのに気がつかず、発注ができてないまま帰宅してしまった」

「お店の終業後の0時あたりは、いろんな店舗が発注する時間。だからFAXが混み合っていてなかなか送れず、終電を逃してしまった」

さらに、下のようなエピソードもあります。

「発注業務にまだ慣れていない頃、トマトとトマト缶を間違えて発注してしまった。提供するメニューには差し支えのないミスでしたが、冷や汗をかきました」

「慌てていたのか、発注書の記入欄がひとつずつズレていて、欲しい食材が欲しい分だけ届かないことがあった」

「季節物の発注は悩みます。最初の頃は、どれくらい動くかが本当に読めず、最初の1年は悩みすぎて終電をしばしば逃しました」

忙しい飲食業で、食材発注のために終電を逃してしまうのは悲しすぎます。

FAXがなかなか送信できない、電話がつながらないなどの食材発注にまつわる悩み。「これさえなかったら、もっと発注がスムーズになって失敗も減るのに」と思う方も多いのではないでしょうか。

そんな食材発注の悩みを解消するには、Webサービスを利用するのもひとつの手です。たとえば当社でも『プレイスオーダーズ』という発注サービスを提供していますが、こうしたWebサービスを利用すれば上であげたような煩わしさが軽減するはずです。普段から忙しい飲食業界にとって業務効率化は重要な課題なので、従来のやり方に捉われず、さまざまな手法を検討してみるといいでしょう。

さて今回は、発注業務の「失敗あるある」をお届けしました。 「飲食店ドットコム 食材仕入れ先探し」では、仕入れ業者を効率的に探すことができます。 新規出店で食材仕入れ先をお探しの方、また、食材仕入れ先の見直しをご検討の方は、食材の仕入れ先一覧をご覧ください。