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社用車とマイカーの違い
社用車の所有権は会社にあり、マイカーの所有権は従業員個人にあります。そのため、保険加入やメンテナンス費用の負担を誰が行うかが異なります。社用車では会社が保険に入りますが、マイカーでは持ち主である従業員が保険に入る必要があります。また、社用車ではガソリン代やメンテナンス費用を会社が負担しますが、マイカーの場合は従業員が負担します。業務に使用する場合は誰がどこまでを負担するのかあいまいになりがちなので、あらかじめルールを明確にしておく必要があります。
マイカーを業務・通勤に使用するメリット
従業員がマイカーを業務に使用すれば、車両の購入やリースが不要になるうえ、保険やメンテナンス費用、管理コストもかかりません。コストカットという観点で見れば、会社にとってはメリットが大きいと言えるでしょう。従業員にとっては、時間の短縮ができる、運転し慣れた自分の車で買い出し等が行えるため業務の負担感が少なくなるなどのメリットがあります。
マイカーを業務・通勤に使用するデメリット
従業員がマイカーを業務や通勤で使用する場合のもっとも大きなデメリットは、事故のリスクがあること。個人で自動車保険に加入していたとしても、業務使用の目的で保険を契約していない場合は、契約外の利用として保険が適用されないことがあります。「労働者が仕事（業務）や通勤が原因で負傷した場合、また、病気になった場合や亡くなった場合に、被災労働者やご遺族を保護するための給付等」に労災保険があります。
給付には業務災害（就業中に業務が原因となった負傷、疾病または死亡、傷病等）と通勤災害（通勤によって労働者が被った傷病等）の2種類があります。実際のケースでは、どちらに当てはまるか判断が難しいことがよくあります。「事業主から業務命令があったか」「業務命令はなくとも、職務上当然の業務だったか」、また事故が起きたのが「仕入れ業者へ向かう途中で起きたのか」「仕入れ業者から店に向かう途中」なのかなど、状況によって判断は異なるようです。店側がマイカー使用を黙認しているとなると、企業側の過失とみなされかねないため、取り決めや規定を整え、それを社員に周知することが必要です。
求職者・従業員と交わしておきたい取り決め
従業員がマイカーを通勤や業務で使用することを許可する場合は、任意保険に加入する、保険契約を「業務用」もしくは「通勤」に変更する、会社と従業員のあいだで契約を締結する、必要書類を提出させるなどの対策によって、リスクを最小限に抑えたいもの。それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。■任意保険への加入
・通常のマイカー保険では、業務中の事故が補償対象外となることも少なくありません。従業員がマイカーを通勤や業務で使用する場合は、必ず業務使用に対応した特約や商用車向けの任意保険に入ることを義務付けてください。従業員が自家用車を月に15日以上業務で使用している場合、その保険契約を「業務用」もしくは「通勤」に変更すべきです。
保険の区分を変更することで保険料が増えることも。その場合、従業員が会社による保険料の負担を希望する可能性があります。採用時に条件を明確にしておきましょう。
■従業員との契約締結
保険の適用範囲、保険料の負担、マイカー使用に関する条件、経費精算についてなど、業務に関連してマイカーを使用する場合の懸念点をすべてクリアにし、契約を締結しましょう。■必要書類を提出させる
トラブルを未然に防ぐため、従業員には車両の保険証書、定期点検整備記録などの必要書類を必ず提出してもらい、会社はこれらの書類を適切に管理してください。通勤や業務でのマイカー使用は、会社と従業員双方にメリットがある一方、重大なリスクもはらんでいます。トラブルが起こる可能性を最小限にするため、適切なリスクマネジメントを行いましょう。
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