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雇用契約書とは
雇用契約とは「労働者が労働に従事すること」「雇用者が労働に対して報酬を支払うこと」について互いに約束する契約を指します。雇用契約書とは、雇用契約への合意を証明する書類のことです。雇用契約書は法律で交付が義務付けられている書類ではありませんが、労働上のトラブルを防ぐために締結するのが一般的です。
一方の労働条件通知書は、「労働契約の期間」「就業場所」「業務内容」など労働基準法施行規則に定められた内容を記載し、労働者に交付する書類のこと。こちらは法律で交付が義務付けられています。雇用契約書とあわせて「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付することもあるため、労働条件通知書の電子化解禁に伴って雇用契約書も電子化が進みました。
雇用契約が電子化されるとどうなる？
雇用契約が電子化されると、具体的にはどのような変化が生じるのでしょうか。そもそも電子契約とは、紙の書類の代わりにPDFなどの電子データを用いて契約を締結すること。「電子署名」と「タイムスタンプ」という技術を活用して、本人であることと改ざんなどがされていないことを担保する仕組みです。紙の書類と違って押印や郵送の手間が不要なため、時代に即した契約方法として支持されています。
雇用契約の電子化には、次のようなメリット、デメリットがあります。
■メリット
雇用主にとってのメリットは以下の通りです。・コストを削減できる
・スピーディーな採用が可能になる
・契約管理を効率化できる
雇用契約が電子化すれば、書類の印刷が不要になり、印刷代や郵送代、書類を保管するキャビネット代などのコストを削減できます。契約にかかる時間を削減し、採用業務をスピーディーにする効果もあります。
また、採用後も従業員の契約状況を一元管理できます。契約更新業務などの負荷を軽くできるだけでなく、紙の書類に伴う紛失や更新漏れのリスクを抑えることができて安心です。
労働者側にも以下のようなメリットがあります。
・契約の手間を軽減できる
・スマホひとつで対応できる
電子契約なら、わざわざ契約のためだけに会社や店舗に足を運ぶ必要はありません。多くの電子契約はスマホ対応のため、スマホひとつで契約を完了できます。
■デメリット
一方、電子契約にはデメリットもあります。雇用主のデメリットはこちら。・サービス利用のコストがかかる
・従業員や契約する労働者への説明が必要
電子契約サービスの利用には、初期費用と月額費用がかかります。中には送信件数ごとに課金となるサービスもあるため、おおよそのコストを見積もっておきましょう。
また、契約に関わる従業員や新たに雇用する労働者の中には、電子契約サービスの使い方や書類の確認ポイントを理解しにくい人もいるかもしれません。トラブルを防ぐため、事前にきちんと説明する必要があります。
では、労働者にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。
・入力が面倒に感じられることもある
・誤送信や誤タップのリスクがある
電子契約サービスの中には、氏名や住所といった個人情報を自分で入力するものもあります。人によっては「スマホやパソコンで入力するよりも手書きの方が早い」と感じるかもしれません。また、内容を誤ったまま送信しても契約が成立してしまうため、誤送信や誤タップには十分注意が必要です。
雇用契約電子化にあたっての注意点
自店で電子契約サービスを導入する場合は、次の点に注意しましょう。・従業員や新たに雇用する労働者の理解を促進する
・電子化の範囲と電子契約サービスに求める機能を明確にしておく
従業員や新たに雇用する労働者が電子契約について理解できていない場合、思わぬトラブルが発生したり、かえって手間が増えたりすることもあります。事前に十分な説明を行い、操作方法や意義を理解してもらうよう努めましょう。
また、電子契約サービスにはさまざまな種類があるため、契約手続きのみを電子化するのか、入社手続きや採用プロセスのすべてを電子化するのかによって利用すべきサービスは異なります。サービスによっては契約書作成やタスク管理などの機能もあるため、自店で必要とする機能を見極めてからサービスを選択してください。
雇用契約の電子化には注意点もありますが、雇用主・労働者双方の手間を軽減してくれることも多いはず。従業員や利用者の理解をサポートしたうえで、効果的に利用しましょう。
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