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採用担当者が頭を悩ませる「応募者との日程調整」
働きながら転職活動をしている応募者は多忙なため、採用担当者と日程が合わないことがあります。日程調整がうまくいかないと、どのようなことが起こり得るのでしょうか。■採用担当者の負担が増える
提示した日程がNGで再び別の日程を提示する、応募者同士の日程がぶつからないようにする、複数回面接がある場合は煩雑な日程調整を再びやり直さなければならない……。このようなことを繰り返していると日程調整業務の工数がどんどん膨らみ、そのぶん余計なコストがかかります。採用担当者の精神的な疲労も溜まるでしょう。■優秀な人材を採用する機会を逃す
複数の応募者の採用活動を同時に進行していることもあるでしょう。そんなとき、ごく普通の条件ながらスムーズに面接にこぎつけたAさんと、優秀な人材ながら日程調整に難航し、なかなか面接できなかったBさんなら、Aさんの方が先に採用される可能性が高くなります。「採用できる人数には限りがあり、すぐにでも働ける人に来てほしい」という状況であれば、本来なら採用したかったBさんを諦めてでも、Aさんを採ることになる店舗は多いはず。結果的に、Bさんという優秀な人材を逃してしまうことになるのです。
応募者との日程調整をスムーズにするには？
それでは、応募者との日程調整をできるだけスムーズに終えるにはどうすればいいでしょうか。意識したいポイントを5つ紹介します。■働く応募者に合わせた時間に面接を設定する
日程の候補を出す前に応募者の現在の勤務時間を聞き取り、応募者の出勤前の時間帯に面接を設定すると、日程が早く決まりやすくなります。店舗の協力を得て、ランチ営業前や朝の時間帯に面接を行ったことで優秀な人材を獲得できた事例もあるため、思い切って早い時間帯を打診するのもいいかもしれません。この場合は採用担当者に負担をかけてしまうこともあるため、インセンティブを設けて同意を得るのがよいでしょう。■中途採用者の面接は1回限りにする
正社員の採用面接は複数回実施する店舗も少なくないかもしれませんが、中途採用者の場合は、面接を1回に変更するのもひとつの方法です。すでに実績やスキルを把握できている人材であれば、面接の回数が少なくてもマッチしやすいはずです。■オンライン面接に切り替える
面接をオンラインに切り替えることで、店舗までの移動の時間や手間をカットでき、面接のハードルが下がります。そのぶん、日程が早く決まりやすくなるでしょう。■面接時にLINEでつながる
面接を複数回設定する場合は、初回の面接時にLINEでつながっておくのがおすすめです。メールよりも簡単に使えるため、次回以降の日程調整がしやすくなるほか、応募者が面接時に質問し忘れたことを気軽に聞けるようになるため、コミュニケーションのズレが少なくなります。応募者がLINEを使いやすくするために、採用担当者はメール活用時よりもラフな文面に変えるとよいでしょう。
■見込みがない場合は早めに見切りをつける
無駄な業務にコストをかけるのを防ぐため、日程決定後のリスケジュールや当日キャンセルを繰り返す人には早めに見切りをつけましょう。採用担当者が「コミュニケーションコストがかかりすぎる」「マナーが悪い」と感じる人は、採用しても他のスタッフやお客様とうまくいかないことが多いと思われるため、採用前に見極めることが肝心です。日程調整は採用担当者にとって負担の大きい業務ですが、工夫次第でその負担を軽くすることができます。今回ご紹介したことをぜひ取り入れてみてください。
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