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飲食店の経理担当は必読! 来年1月施行の「改正電子帳簿保存法」とは?

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画像素材:PIXTA

2022年1月から、国税関係帳簿書類の電子データ保存が必須となる「改正電子帳簿保存法」が施行される。多くの飲食店事業者に関係する法律だが、まだ内容をよく知らないという方も多いのではないだろうか。そこで今回は同法律の内容と押さえておくべきポイントを解説。取り引き先と契約書や請求書のやり取りをする事業者や確定申告を行う事業者は、ぜひ参考にしてほしい。

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「改正電子帳簿保存法」とは?

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とする法律。

経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に資するため、2021度の税制改正において帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について抜本的な見直しがなされ、2022年1月より施行されることになった。電磁的記録が可能な書類は「国税関係帳簿書類」。具体的には、下記に挙げるものが相当する。

<国税関係帳簿>
・取り引きの記録
仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など

<国税関係書類>
・決算関係書類
貸借対照表、損益計算書、棚卸表など

・取り引き関係書類(受領・作成)
見積書、契約書、請求書など

<電子取り引き>
インターネット取り引き、電子メール取り引き、EDI取り引きなど

画像素材:PIXTA

今後は紙保存が不可に。認められている保存方法は?

電磁的記録による保存は大きく次の3種類に区分される。

・電子帳簿等保存(パソコンを使って作成したデータを保存)
・スキャナ保存(紙で受領・作成した書類をスキャンまたはスマートフォンで撮影して画像データとして保存)
・電子取り引きデータ保存(電子的に授受した取り引き情報をデータで保存)

これまで、電子データは紙に印刷して保存することも認められていたが、以降は紙による保存は認められない。一方、紙書類は税務署に事前申請しなければ電子保存することが認められていなかったが、改正後はこの申請が不要になる。

なお、スキャナ保存の場合は、データがその日時に存在していたこと、改ざんされていないことを証明する「タイムスタンプ」の付与が義務化されている。

「真実性」と「可視性」の確保が必要

国税関係帳簿書類を電磁的記録で保存する場合、真実性と可視性を確保するための要件を満たす必要がある。それぞれの要件は下記の通り。

■真実性の要件
以下の措置のいずれかを行うこと
1、タイムスタンプが付与された後、取り引き情報の授受を行う
2、取り引き情報の授受後、速やかに(またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3、記録事項の訂正・削除を行なった場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取り引き情報の授受及び保存を行う
4、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
電子取り引きデータの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のサンプル(ページ下記に資料あり)

■可視性の要件
・保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能確保すること

電子取り引きの取り引き情報に係る電磁的記録に関して、隠蔽し、または仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される。

画像素材:PIXTA

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飲食店は法律施行までにどんな準備が必要?

ここからは、飲食店事業者が今から取り組んでおくべきことをまとめていく。

■スキャンツールを入手する
飲食店の場合、FAXでのやり取りなど紙で取り引きする機会も多いだろう。まずはこうした書類を電子データ化するためのスキャンツールが必要となる。ちなみに本法律においては、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータも認められている。

■電子取り引きデータは必ず端末に保存・バックアップする
可視性を確保するには、データがすぐに確認できるようファイル名やフォルダ名を工夫する必要がある。具体的には、「日付」、「取り引き先」、「金額」の3つの項目が、ファイルを一覧表示させることですぐに確認できるようにしておかなければならない。日付と金額については範囲指定で検索できるようにし、さらに2つ以上の要素を組み合わせて絞り込めるようにしておこう。

■必要に応じて市販ソフトの導入も検討する
市販のソフトウェア等を対象に、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による要件適合性の認証を受けたものを利用する場合は、承認申請書の記載事項や添付書類を一部省略することができる。

来年1月の施行まで1か月を切った。これから年末に向けて忙しさが増すことを見越し、早めに準備を進めておきたい。

※JIIMA認証情報リストは国税庁のサイトを参照
※改正電子帳簿保存法についての詳細は国税庁の資料(PDF)を参照

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上條真由美

About 上條真由美

長野県安曇野市出身。ファッション誌・テレビ情報誌の編集者、求人ライターを経て独立。インタビューしたり執筆したり、平日の昼間にゴロゴロしたりしている。肉食・ビール党・猫背。カフェと落語が好き。